Gute Dokumentationspraxis (GDocP): Umsetzung im Alltag

Ein GMP-Audit überprüft, ob Einrichtungen und Prozesse den GMP-Richtlinien entsprechen. Erfolgreiche Audits sind entscheidend für die Zulassung und den Erhalt von Produktlizenzen. Solche GMP-Inspektionen garantieren die Qualität und Sicherheit pharmazeutischer Produkte.

Die Gute Dokumentationspraxis (GDocP) ist Teil des Qualitäts- und Risikomanagements in regulierten Branchen wie der Pharma-, Biotechnologie- und Medizinindustrie. Sie ist eine der Grundlagen der Guten Herstellungspraxis (GMP). Die darin enthaltenen Normen legen fest, wie Dokumente GMP-konform erstellt und verwaltet werden. Dabei gewährleistet die Einhaltung von GDocP, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen

• präzise,
• vollständig,
• leserlich
• und rückverfolgbar sind.

Die Implementierung von GDocP sorgt für Transparenz. Zudem stärkt sie das Vertrauen in die Integrität von Daten und Prozessen. GDocP ist somit essenziell für das erfolgreiche Bestehen von GMP-Audits weltweit.

Die Gute Dokumentationspraxis (GDocP) wird durch eine Kombination aus internationalen Standards, europäischen Richtlinien und nationalen Gesetzen reglementiert. Zu den Regelungen, die GDocP beeinflussen, gehören:

• EU GMP, Kapitel 4: Behandelt die Dokumentation in GMP-regulierten Umgebungen und ist auch relevant für die Dokumentation mit computergestützten Systemen.
• Richtlinie 2017/1572: Legt die Grundsätze und Leitlinien der Guten Herstellungspraxis für Arzneimittel für den menschlichen Gebrauch und Prüfpräparate fest, einschließlich spezifischer Anforderungen an die Dokumentation.
• Arzneimittelgesetz (AMG): Bildet die gesetzliche Grundlage für die Herstellung, Zulassung und Überwachung von Arzneimitteln in Deutschland und enthält umfassende Bestimmungen zur Dokumentationspraxis.
• ISO 9001: Legt Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme fest und betont die Notwendigkeit einer systematischen und dokumentierten Prozesskontrolle.
• 21 CFR Part 11 der FDA: Definiert Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und Signaturen und ist für international tätige Unternehmen relevant.

Unternehmen in regulierten Branchen müssen Anforderungen wie diese strikt einhalten, um regulatorische Compliance zu erreichen.

Bei der GMP-gerechten Dokumentation ist das ALCOA+-Prinzip von zentraler Bedeutung. Dieses Prinzip stellt sicher, dass alle Daten und Aufzeichnungen den Anforderungen an Datenintegrität und Qualität entsprechen. Die einzelnen Komponenten des ALCOA+-Prinzips sind:

• Attributable (Zugeordnet): Jede Information muss eindeutig einer Person zugeordnet werden können, die für die Durchführung oder Aufzeichnung verantwortlich ist. Dazu gehören die Unterschrift, Initialen und das Datum.
• Legible (Lesbar): Die Dokumentation muss klar und deutlich geschrieben sein, sodass sie für jeden Leser verständlich ist. Korrekturen sollten so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Information lesbar bleibt.
• Contemporaneous (Zeitnah): Aufzeichnungen sollten zum Zeitpunkt der Durchführung der Tätigkeit oder unmittelbar danach erfolgen, um die Genauigkeit der Daten sicherzustellen.
• Original (Unverfälscht): Es sollten die Originalaufzeichnungen oder zertifizierte Kopien verwendet werden. Elektronische Daten sollten durch geeignete Validierungsprozesse gesichert sein.
• Accurate (Genau): Alle Informationen müssen korrekt und frei von Fehlern sein. Änderungen sollten ordnungsgemäß dokumentiert und begründet werden.

Im Laufe der Zeit wurde das ALCOA-Prinzip um folgende Komponenten vervollständigt:

• Complete (Vollständig): Die Dokumentation muss vollständig sein und alle erforderlichen Informationen enthalten, ohne Auslassungen oder Lücken.
• Consistent (Konsistent): Daten und Informationen sollten in allen Dokumenten und Systemen übereinstimmen und konsistent dargestellt sein.
• Enduring (Beständig): Aufzeichnungen müssen auf langlebigen Medien erstellt werden, die über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar und zugänglich bleiben.
• Available (Verfügbar): Die Dokumentation sollte bei Bedarf leicht zugänglich sein, insbesondere für Prüfungen, Inspektionen oder interne Überprüfungen.

Durch die konsequente Anwendung des ALCOA+-Prinzips stellen Sie die Qualität Ihrer Dokumentation sicher. Das ist ein essenzieller Teil einer erfolgreichen GMP-Audit-Vorbereitung.

Gute Dokumentationspraktiken richten sich nach den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Dokumentationstypen. Für die GMP-Compliance sind vor allem Anweisungen, Anforderungen sowie Protokolle und Berichte von Bedeutung. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Best Practices für diese Dokumentationsbereiche.

Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

• Klarheit und Verständlichkeit: SOPs sollten in einfacher, klarer Sprache verfasst sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Aktualität und Relevanz: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Prozessen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.
• Genehmigung und Freigabe: Alle SOPs müssen von autorisierten Personen genehmigt und freigegeben werden.
• Schulung der Mitarbeiter: Alle relevanten Mitarbeiter müssen in den SOPs geschult werden, und diese Schulungen müssen dokumentiert sein.
• Versionskontrolle: Implementierung eines Systems zur Nachverfolgung von Änderungen und zur Sicherstellung, dass stets die aktuelle Version verwendet wird.

Prozessbeschreibungen

• Detaillierte Prozessschritte: Präzise Beschreibung aller Schritte, einschließlich benötigter Materialien und Ausrüstung.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Sicherstellung, dass alle Anweisungen den aktuellen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.
• Verteilung und Zugänglichkeit: Anweisungen sollten leicht zugänglich sein für alle Mitarbeiter, die sie benötigen.

Richtlinien für Qualitätsmanagement

• Qualitätspolitik definieren: Festlegung der Qualitätsziele des Unternehmens und Kommunikation an alle Mitarbeiter.
• Dokumentierte Verfahren: Erstellung von Verfahren für kritische Prozesse wie Änderungsmanagement, Abweichungsmanagement und CAPA (Corrective and Preventive Actions).

Regelmäßige Überprüfung: Periodische Evaluierung der Richtlinien, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen.

Herstellungs- und Chargenprotokolle

• Vollständige Dokumentation: Erfassen aller relevanten Informationen zu jeder Produktionscharge, einschließlich verwendeter Rohstoffe, Prozessparameter und Ergebnisse.
• Zeitnahe Aufzeichnung: Einträge sollten unmittelbar nach Abschluss jedes Schrittes erfolgen, um Genauigkeit zu gewährleisten.
• Korrektur von Fehlern: Fehler mit dünnem Kugelschreiber durchstreichen (Original lesbar lassen) und Korrekturen mit Datum, Unterschrift und Begründung versehen.

Prüfberichte und Analysezertifikate

• Detaillierte Ergebnisse: Dokumentation aller Testergebnisse mit Angabe der Methoden und Geräte.
• Kalibrierungsnachweise: Sicherstellen, dass verwendete Geräte kalibriert sind und dies dokumentiert wird.
• Freigabevermerke: Unterschrift des Verantwortlichen, der die Ergebnisse überprüft und freigegeben hat.

Validierungsdokumentation

• Validierungspläne und -protokolle: Festlegung der Validierungsstrategie und detaillierte Beschreibung der durchzuführenden Tests.
• Validierungsberichte: Dokumentation der Ergebnisse, Schlussfolgerungen und gegebenenfalls Abweichungen.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Daten sollten so dokumentiert sein, dass sie jederzeit überprüft und nachvollzogen werden können.

Abweichungsberichte und CAPA-Dokumente

• Detaillierte Beschreibung von Abweichungen: Erfassen der Abweichung, ihrer möglichen Ursachen und Auswirkungen.
• Maßnahmenplanung: Dokumentation der geplanten Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.
• Wirksamkeitsüberprüfung: Festhalten der Ergebnisse der Überprüfung, ob die Maßnahmen erfolgreich waren.

Audit- und Inspektionsberichte

• Umfassende Berichterstattung: Dokumentation aller Feststellungen, Empfehlungen und vereinbarten Maßnahmen.
• Aktionspläne: Erstellung von Plänen zur Behebung identifizierter Mängel mit Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen.
• Nachverfolgung und Abschluss: Dokumentation des Fortschritts und Abschlusses der vereinbarten Maßnahmen.

Transparente Korrekturen

• Nachvollziehbare Änderungen: Fehler durch einfaches Durchstreichen korrigieren, sodass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleibt.
• Kennzeichnung von Änderungen: Jede Korrektur sollte mit Datum, Unterschrift und gegebenenfalls einer Begründung versehen sein.
• Korrekturen kontextbezogen einbetten: Korrekturen sollten, wenn möglich, direkt auf dem gleichen Dokument erfolgen.

Mitarbeiterschulung und Kompetenz

• Regelmäßige Schulungen: Durchführung und Dokumentation von Schulungen zu GMP, GDP und spezifischen Aufgaben.
• Kompetenzbewertung: Überprüfung der Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter und Dokumentation der Ergebnisse.
• Vorbereitung für Audits: Mitarbeiter sollten auf Audits vorbereitet sein und in der Lage sein, notwendige Dokumente schnell zu finden.

Datenintegrität bei elektronischen Systemen

• Systemvalidierung: Gewährleisten, dass alle Computersysteme validiert sind und die Validierung dokumentiert ist.
• Audit-Trails: Implementierung von Audit-Trails zur Nachverfolgung von Datenänderungen.
• Zugriffsrechte: Klare Festlegung und Dokumentation, wer auf welche Daten zugreifen und sie ändern kann.

Regulatorische Compliance

• Aktualität: Ständige Überwachung von Änderungen in Gesetzen und Richtlinien.
• Integration in Prozesse: Anpassung interner Prozesse und Dokumentationen an neue Anforderungen.
• Bereitschaft für Audits: Dokumente sollten stets aktuell und für Inspektionen bereit sein.

Die Anwendung der Guten Dokumentationspraxis ist im pharmazeutischen Alltag essenziell. Nachfolgend stellen wir ein zentrales Negativ- und Positiv-Beispiel vor, um die Auswirkungen schlechter und guter Dokumentationspraxis zu verdeutlichen.

Ein Mitarbeiter bemerkt beim Ausfüllen eines Chargenprotokolls einen falschen Wert. Statt die Änderung korrekt zu kennzeichnen, übermalt er den Eintrag mit Korrekturflüssigkeit oder radiert ihn aus und trägt den neuen Wert ohne Erklärung darüber ein.

Das sind die Probleme:

• Verlust der Nachvollziehbarkeit: Das ursprüngliche Datum ist nicht mehr lesbar, was gegen das ALCOA+-Prinzip verstößt.
• Anschein von Datenmanipulation: Unsaubere Korrekturen können Misstrauen erwecken und die Integrität der gesamten Dokumentation infrage stellen.
• Regulatorische Risiken: Bei Audits kann dies zu Beanstandungen führen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Das sind die Lösungsansätze:

• Transparente Korrektur: Fehler sollten durch einfaches Durchstreichen korrigiert werden, sodass der ursprüngliche Eintrag noch lesbar bleibt.
• Kennzeichnung der Änderung: Neben der Korrektur sollten Datum, Unterschrift und gegebenenfalls eine kurze Begründung vermerkt werden.

Schulung der Mitarbeiter: Regelmäßige Trainings zur korrekten Fehlerkorrektur gemäß GDocP fördern das Bewusstsein und die Kompetenz im Umgang mit Dokumentationen.

Eine Laborantin führt eine Reihe von Tests durch und dokumentiert jeden Schritt sofort nach dessen Durchführung in das Laborjournal. Sie notiert alle verwendeten Reagenzien, Geräte, Einstellungen und beobachteten Ergebnisse klar und lesbar.

Das sind die Vorteile dieses Ansatzes:

• Einhaltung des ALCOA+-Prinzips: Die Daten sind attributierbar, lesbar, zeitnah, original und genau erfasst.
• Hohe Datenintegrität: Durch die unmittelbare Dokumentation werden Erinnerungsfehler vermieden und die Zuverlässigkeit der Daten erhöht.
• Regulatorische Konformität: Diese Vorgehensweise entspricht den Anforderungen der Aufsichtsbehörden und wird bei Inspektionen positiv bewertet.
• Effizienzsteigerung: Klare und vollständige Aufzeichnungen erleichtern spätere Auswertungen und reduzieren Rückfragen.

Für eine effektive Umsetzung der GDocP haben sich folgende Praktiken bewährt:

Dokumentenlenkung und Versionskontrolle

• Aktuelle und genehmigte Dokumente verwenden
• Klare Versionskontrolle implementieren
• Archivierung alter Versionen gemäß Aufbewahrungsfristen

Einhaltung des ALCOA+-Prinzips

• Attributierbarkeit sicherstellen (jeder Eintrag ist einer Person zugeordnet)
• Lesbare und verständliche Dokumentation erstellen
• Zeitnahe Aufzeichnung unmittelbar nach der Tätigkeit
• Originaldaten oder zertifizierte Kopien verwenden
• Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten prüfen

Fehlerkorrektur

• Fehler durch einfaches Durchstreichen korrigieren, sodass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleibt
• Korrekturen mit Datum, Unterschrift und Begründung versehen
• Keine Korrekturmittel oder Radiergummis verwenden

Schulung und Bewusstsein

• Regelmäßige Schulungen zur GDocP für alle Mitarbeiter durchführen
• Schulungsnachweise dokumentieren
• Offene Fehlerkultur fördern

Elektronische Daten und Systeme

• Elektronische Systeme gemäß GAMP validieren
• Audit-Trails für Änderungen implementieren
• Zugriffsberechtigungen klar definieren und kontrollieren

Kontinuierliche Verbesserung

• Dokumentationsprozesse regelmäßig überprüfen und aktualisieren
• Feedback aus Audits und Inspektionen integrieren
• Kultur des kontinuierlichen Lernens fördern

Datenintegrität sicherstellen

• Anwendung der ALCOA+-Prinzipien auf alle digitalen Daten
• Sichere Prozesse für Datenarchivierung implementieren
• Einhaltung von Audit-Trail-Anforderungen gewährleisten

Die Gute Dokumentationspraxis (GDocP) ist ein fundamentaler Bestandteil des Qualitätsmanagements in regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie. Sie stellt sicher, dass alle Prozesse, Entscheidungen und Ergebnisse präzise, vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Durch die konsequente Anwendung von GDocP-Prinzipien wie ALCOA+ wird die Integrität und Zuverlässigkeit von Daten gewährleistet. Das ist nicht nur für regulatorische Compliance unerlässlich, sondern bildet auch die Basis für fundierte Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen im Betrieb.