GMP-Audit & Inspektion: die richtige Vorbereitung

Ein GMP-Audit überprüft, ob Einrichtungen und Prozesse den GMP-Richtlinien entsprechen. Erfolgreiche Audits sind entscheidend für die Zulassung und den Erhalt von Produktlizenzen. Solche GMP-Inspektionen garantieren die Qualität und Sicherheit pharmazeutischer Produkte.

GMP-Audits und Inspektionen unterteilen sich in interne Audits, externe Audits, regulatorische Audits und For-Cause-Audits. Jede Art von Audit konzentriert sich dabei auf spezifische Aspekte der Produktion und Qualitätssicherung.

Interne Audits & Inspektionen

Interne Audits sind wesentlich für jedes Qualitätsmanagement-System. Sie werden von Ihrem Unternehmen selbst durchgeführt und sollen sicherstellen, dass alle internen Prozesse und Verfahren den GMP-Standards entsprechen. Diese Audits dienen der regelmäßigen Selbstprüfung und sind ein wichtiger Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung. Durch interne Audits können Sie mögliche Probleme erkennen und beheben, bevor externe Auditoren sie entdecken. Sie ermöglichen auch, die Effektivität von durchgeführten Korrekturmaßnahmen nachvollziehbar zu überprüfen.

Externe Audits & Inspektionen

Diese werden von externen, unabhängigen Organisationen durchgeführt, die auf die Bewertung der GMP-Konformität spezialisiert sind. Sie können von den Unternehmen selbst beauftragt werden oder von Kunden, die die Einhaltung vor einer Geschäftsbeziehung sicherstellen wollen. Je nach Umfang können hier die Anforderungen von regulatorischen Audits nachgestellt und eingeprobt werden.

Regulatorische Audits & Inspektionen

Behörden wie die FDA und die EMA führen regelmäßige Inspektionen durch. Dabei überprüfen sie die Einhaltung der GMP-Standards. Diese Inspektionen können angekündigt oder unangekündigt sein. Sie sind entscheidend für die Zulassung und den Vertrieb pharmazeutischer Produkte.

For-Cause-Audits & Inspektionen

For-Cause-Audits werden eingeleitet, wenn es konkrete Anzeichen oder Beschwerden über mögliche Nichtkonformitäten gibt. Produktfehler, Kundenbeschwerden oder frühere Inspektionen können diese Audits auslösen, sei es durch interne oder externe Quellen. Diese Art von Audit erfordert eine sofortige und gründliche Untersuchung, um die Ursachen von Problemen zu identifizieren und umgehend zu beheben.

Unternehmen müssen eine Reihe internationaler und regionaler Vorschriften verstehen und einhalten. Zu den wichtigsten Regularien zählen dabei:

Internationale Richtlinien der GMP

• ICH Q7: Diese Leitlinie des International Council for Harmonisation legt einen umfassenden Rahmen für GMP bei der Herstellung von Wirkstoffen fest, einschließlich Qualitätskontrolle und Personalanforderungen.
• PIC/S: Diese internationale Kooperation pharmazeutischer Inspektionsbehörden setzt weltweite Standards für GMP-Inspektionen.

EU-Richtlinien für GMP

• EudraLex – Volume 4: Diese EU-Richtlinien definieren GMP-Standards und spezifizieren in Anhängen besondere Anforderungen, z. B. für sterile Produktionsbedingungen.

US FDA GMP

• CFR Title 21 Part 210 & 211: Diese US-Vorschriften regeln GMP für die Herstellung und Verpackung von Arzneimitteln und gewährleisten deren Sicherheit und Qualität.
• FDA Guidance Documents: Die FDA veröffentlicht auch eine Reihe von Leitfäden, die spezifische Aspekte der GMP klären und aktuelle Best Practices in der Industrie diskutieren.

Neben den GMP-Regularien spielen ISO-Normen wie ISO 9001 (Qualitätsmanagementsysteme) und ISO 13485 (speziell für medizinische Geräte) eine wichtige Rolle bei GMP-Audits.

GMP-Audits lassen sich in drei Hauptphasen gliedern: Vorbereitung, Durchführung sowie Bewertung und Nachbereitung. Jede Phase ist entscheidend, um die Integrität und Sicherheit der Produkte und Prozesse sicherzustellen. In Deutschland erfolgt die Durchführung von GMP-Audits und Inspektionen durch die zuständigen Behörden der Bundesländer auf der Grundlage von § 64 AMG.

Vorbereitung

In dieser Phase wird ein detaillierter Auditplan entwickelt, der den Umfang und die Ziele des Audits festlegt. Auditoren fordern oft spezifische Dokumente wie SOPs und Qualitätsmanagementhandbücher an, die vor dem eigentlichen Audit eingesehen werden. Diese Vorbereitung ermöglicht es den Auditoren, sich ein klares Bild von den internen Abläufen des Unternehmens zu machen. So verläuft der Audit-Prozess systematisch und effektiv.

Durchführung

Die Durchführungsphase beginnt typischerweise mit einer Eröffnungsbesprechung. Darin werden die Rahmenbedingungen des Audits festgelegt und letzte Fragen geklärt. Anschließend führen die Auditoren eine gründliche Begehung der Produktionsstätten durch. Dabei überprüfen sie die Einhaltung der GMP-Richtlinien und führen Interviews mit Mitarbeitenden. Dabei wird besonders darauf geachtet, wie gut die Mitarbeitenden mit den GMP-Standards vertraut sind und diese umsetzen. Zusätzlich werden eine sorgfältige Überprüfung relevanter Dokumente und die Analyse von Produktstichproben durchgeführt.

Bewertung & Nachbereitung

Nach Abschluss des Audits beginnt die Bewertungs- und Nachbereitungsphase. Die Auditoren erstellen einen ausführlichen Bericht, der alle Beobachtungen und Befunde dokumentiert. Dieser Bericht enthält auch Empfehlungen für notwendige Korrekturmaßnahmen. In einer Abschlussbesprechung werden die Ergebnisse des Audits mit den Unternehmensvertretern besprochen. Dies gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, unmittelbar auf die Feststellungen zu reagieren und etwaige Missverständnisse zu klären oder Fehler zu korrigieren.

Basierend auf den Ergebnissen des Audits entwickelt das Unternehmen entsprechende Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, um die identifizierten Probleme zu adressieren. Diese Phase ist entscheidend, um die GMP-Konformität kontinuierlich zu verbessern und zukünftige Audits erfolgreich zu bestehen. Die Erfahrungen und Erkenntnisse aus jedem Audit sollten als Chance zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden.

Die Vorbereitung auf ein GMP-Audit oder eine Inspektion ist ein kritischer, kontinuierlicher Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Nur so wird sichergestellt, dass alle GMP-Standards in jedem Prozess und Produktionsschritt eingehalten werden. Hier sind die wichtigsten Phasen der Vorbereitung auf einen GMP-Audit:

1. Regelmäßige Überprüfung der GMP-Anforderungen

• Regulatorische Anforderungen verstehen: Überprüfen Sie die geltenden GMP-Richtlinien für Ihre Branche und relevanten Märkte.
• Interne Standards aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre internen Richtlinien und Verfahren den neuesten GMP-Standards entsprechen.

2. Interne Audits und Gap-Analyse

• Interne Audits: Führen Sie interne Audits durch, um den aktuellen Stand der GMP-Konformität zu evaluieren und Abweichungen oder Mängel zu identifizieren.
• Gap-Analyse: Analysieren Sie die Ergebnisse der internen Audits, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.

3. Dokumentenmanagement

• Dokumentenrevision: Überprüfen Sie relevante Dokumente wie SOPs, Trainingsunterlagen und Qualitätskontrollberichte auf Aktualität und Vollständigkeit.
• Zugänglichkeit sicherstellen: Organisieren Sie Ihre Dokumente so, dass sie während des Audits leicht zugänglich sind, sowohl in gedruckter als auch elektronischer Form.

4. Mitarbeiterschulung

• Training und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in GMP-Praktiken und stellen Sie sicher, dass sie die Bedeutung der GMP-Einhaltung verstehen.
• Simulation von Audit-Szenarien: Führen Sie Trainings durch, die spezifische Audit-Situationen simulieren, um die Mitarbeiter auf die Interaktion mit externen Auditoren vorzubereiten.

5. Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen

• Umsetzung von CAPAs: Entwickeln und implementieren Sie Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen für alle identifizierten Mängel.
• Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Audits, um Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

6. Audit-Simulation

• Mock-Audit: Führen Sie ein komplettes Probe-Audit durch, um Ihre Vorbereitungen zu testen und Einblick in mögliche Herausforderungen während des tatsächlichen Audits zu erhalten.
• Feedback: Reagieren Sie schnell auf das Feedback aus dem Mock-Audit, um notwendige Anpassungen vorzunehmen und vor dem eigentlichen Audit signifikante Verbesserungen zu erreichen.

7. Abschließende Überprüfung und Strategieanpassung

• Review vor dem Audit: Überprüfen Sie kurz vor dem Audit alle Vorbereitungen, um sicherzustellen, dass keine neuen Probleme entstanden sind.
• Strategieanpassung: Passen Sie Ihre Strategie basierend auf den Ergebnissen des Probe-Audits und der letzten Überprüfung an.

Durch die systematische Umsetzung dieser Phasen ist Ihr Unternehmen optimal auf das Audit vorbereitet. Das erhöht die Erfolgsaussichten erheblich.

Moderne Tools und Technologien helfen dabei, die Vorbereitung auf GMP-Audits effektiver zu ge-stalten. Diese Hilfsmittel unterstützen etwa bei der Verwaltung von Dokumentationen, der Koordi-nation von Mitarbeiterschulungen und der Überwachung der Compliance. Folgende Tools haben sich bei der Vorbereitung auf Audits und Inspektionen bewährt:

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

• Funktion: Ein DMS hilft bei der Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumen-ten, was für GMP-Audits unerlässlich ist. Solche Systeme stellen sicher, dass alle SOPs, Qua-litätsberichte und Auditprotokolle aktuell, leicht auffindbar und sicher gespeichert sind.
• Beispiele: Microsoft SharePoint und spezialisierte DMS wie DocuWare und d.velop documents.

Qualitätsmanagementsoftware (QMS)

• Funktion: QMS-Software integriert verschiedene Aspekte des Qualitätsmanagements, von der Dokumentenkontrolle über das Training bis hin zur Verwaltung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.
• Beispiele: BabtecQ und CAQ.Net sind deutsche QMS-Lösungen, die DSGVO-konform sind und sich speziell an den Anforderungen des deutschen Marktes orientieren.

E-Learning und Trainingsplattformen

• Funktion: Digitale Schulungsplattformen ermöglichen die effiziente Durchführung von Mit-arbeiterschulungen zu GMP-Standards und Audit-Vorbereitungen. Solche Plattformen bie-ten oft Tracking-Funktionen, um den Fortschritt und die Compliance des Personals zu überwachen.
• Beispiele: IMC Learning Suite und SITOS sind DSGVO-konforme Lösungen, die in Deutsch-land weit verbreitet sind.

Audit-Management-Software

• Funktion: Diese spezialisierten Tools helfen bei der Planung, Durchführung und Überwa-chung von internen und externen Audits. Sie können Audit-Trails dokumentieren, Befunde verwalten und die Nachverfolgung von Empfehlungen unterstützen.
• Beispiele: AuditCloud und QSEC sind deutsche Lösungen, die DSGVO-konform sind und sich somit für die spezifischen Anforderungen des deutschen Marktes eignen.

Compliance Management Systeme

• Funktion: Diese Systeme unterstützen Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen zu verstehen und einzuhalten. Sie bieten oft Updates zu Änderungen in den Vorschriften und helfen bei der Bewertung der Compliance.
• Beispiele: EQS Group und Schleupen sind Anbieter von Lösungen, die DSGVO-konform sind und umfassende Funktionen für das Compliance- und Risikomanagement bieten.

GMP-Audits und Inspektionen sind für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Es erfordert eine unternehmensweite Anstrengung, die Prozesse über alle Produktionspunkte und Lieferketten hinweg GMP-konform zu steuern. Folgende Herausforderungen gelten dabei als die mitunter größten:

1. Einhaltung von sich ständig ändernden Vorschriften

• Herausforderung: Regulatorische Anforderungen im Bereich GMP sind einem kontinuierlichen Wandel unterworfen, da neue wissenschaftliche Erkenntnisse und technologische Fortschritte zu Updates und Änderungen führen.
• Lösungsansatz: Unternehmen müssen flexible Systeme und Prozesse etablieren, um schnell auf Änderungen reagieren zu können. Regelmäßige Schulungen und die Nutzung von Compliance-Management-Systemen können dabei helfen, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

2. Dokumentationsmanagement

• Herausforderung: Die GMP-Dokumentation kann überwältigend sein, besonders wenn Änderungen in den Dokumentationsprozessen nicht ordnungsgemäß verfolgt werden.
• Lösungsansatz: Die Verwendung von effektiven Dokumentenmanagement-Systemen erleichtert die Organisation, Speicherung und das schnelle Auffinden von Dokumenten, was eine grundlegende Voraussetzung für erfolgreiche Audits ist.

3. Konsistenz in der Qualitätssicherung

• Herausforderung: Eine gleichbleibende Qualität über verschiedene Chargen, Standorte und Produktionslinien hinweg muss gewährleistet sein.
• Lösungsansatz: Implementierung von robusten Qualitätsmanagement-Systemen, die eine einheitliche Überwachung und Steuerung aller qualitätsrelevanten Prozesse ermöglichen.

4. Mitarbeitertraining und -engagement

• Herausforderung: Mitarbeitende müssen umfassend im Bereich GMP geschult sein, um Compliance zuverlässig und dauerhaft sicherzustellen.
• Lösungsansatz: Regelmäßige, gezielte Schulungsprogramme und die Nutzung von E-Learning-Plattformen können dazu beitragen, dass Mitarbeiter stets gut informiert und engagiert sind.

5. Umgang mit den Ergebnissen von Audits

• Herausforderung: Die Identifizierung von Mängeln ist nur der erste Schritt; die konkrete und effektive Umsetzung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen.
• Lösungsansatz: Entwicklung eines systematischen Ansatzes zur Überwachung, Überprüfung und Verifizierung der Wirksamkeit von eingeführten Maßnahmen.

6. Kulturelle Aspekte und Widerstand gegenüber Veränderungen

• Herausforderung: In vielen Unternehmen herrscht eine gewisse Resistenz gegenüber Veränderungen, die notwendig sind, um die Compliance mit GMP-Standards zu verbessern.
• Lösungsansatz: Führungskräfte müssen eine Kultur der Offenheit und kontinuierlichen Verbesserung fördern und Mitarbeiter in den Prozess der Veränderung einbeziehen.

7. Zeit- und Kostendruck

• Herausforderung: Audits erfordern erhebliche Ressourcen in Bezug auf Zeit und Geld, was besonders für kleinere Unternehmen eine Belastung darstellen kann.
• Lösungsansatz: Effiziente Planung und die mögliche Nutzung externer Berater oder Auditoren können dabei helfen, die Kosten zu kontrollieren und den Prozess zu optimieren.

GMP-Audits und Inspektionen bringen häufig wiederkehrende Mängel und Probleme ans Licht. Zu den typischen Mängeln zählen dabei:

• Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation
• Mangelhafte Schulung des Personals
• Inadäquate Systeme zur Qualitätskontrolle
• Probleme in der Produktionsumgebung
• Unzureichend umgesetzte Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
• Unklare Verantwortlichkeiten

Wenn Sie diese Fehlerquellen während der Auditvorbereitung angehen, erhöhen Sie die GMP-Compliance Ihres Unternehmens. Ihre Chancen auf ein positives Ergebnis der GMP-Inspektion steigen so erheblich.

Mit Hilfe einer sorgfältigen Vorbereitung können Sie GMP-Audits gelassen entgegensehen. Mit dieser Checkliste können Sie die wichtigsten Punkte einer GMP-Inspektion systematisch überprüfen und sich optimal vorbereiten:

Überprüfung der Dokumentation

• SOPs und Arbeitsanweisungen: Stellen Sie sicher, dass alle SOPs und Arbeitsanweisungen aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind.
• Qualitätsmanagement-Dokumente: Überprüfen Sie Qualitätsmanagementhandbücher, Änderungsverläufe und Auditprotokolle auf Vollständigkeit.
• Produktionsaufzeichnungen: Vergewissern Sie sich, dass alle Produktions- und Qualitätskontrolldokumente ordnungsgemäß ausgefüllt und archiviert sind.

Mitarbeiterschulung

• Schulungspläne und -nachweise: Überprüfen Sie, ob alle relevanten Schulungen durchgeführt wurden und dokumentiert sind.
• Audit-Simulationen: Führen Sie Mock-Audits oder Rollenspiele durch, um die Mitarbeitenden auf typische Fragen und Situationen vorzubereiten.
• Schulungsunterlagen: Vergewissern Sie sich, dass alle Schulungsunterlagen aktuell und verfügbar sind.

Produktionsumgebung

• Sauberkeit und Ordnung: Stellen Sie sicher, dass die Produktionsbereiche sauber und frei von Verunreinigungen sind.
• Ausrüstungswartung: Überprüfen Sie die Wartungsprotokolle aller Maschinen und Geräte, um sicherzustellen, dass sie in einwandfreiem Zustand sind.
• Umgebungsbedingungen: Kontrollieren Sie, ob Temperatur, Luftfeuchtigkeit und andere relevante Umgebungsbedingungen innerhalb der festgelegten Parameter liegen.

Qualitätskontrollverfahren

• Probenahme und Testmethoden: Überprüfen Sie, ob alle Probenahmeverfahren und Testmethoden gemäß den SOPs durchgeführt wurden.
• Kalibrierungsaufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass alle Messgeräte regelmäßig kalibriert und die Kalibrierungsaufzeichnungen auf dem neuesten Stand sind.
• Abweichungsberichte: Überprüfen Sie Berichte über Abweichungen und stellen Sie sicher, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen und dokumentiert wurden.

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen

• CAPA-Verfahren: Stellen Sie sicher, dass alle identifizierten Mängel ordnungsgemäß analysiert und behoben wurden.
• Wirksamkeitsprüfung: Überprüfen Sie, ob die ergriffenen Korrekturmaßnahmen wirksam waren und zu einer Verbesserung geführt haben.
• Verfolgung von Maßnahmen: Stellen Sie sicher, dass alle offenen CAPA-Punkte bis zur Erledigung verfolgt werden.

Kommunikation und Verantwortlichkeiten

• Verantwortlichkeiten klären: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Audits klar verstehen.
• Kommunikationsplan: Entwickeln Sie einen Plan für die interne und externe Kommunikation während des Audits, um schnelle Reaktionen zu ermöglichen.
• Eröffnungs- und Abschlussbesprechungen: Planen Sie Meetings, um die Ergebnisse des Audits zu besprechen und alle erforderlichen Maßnahmen zu initiieren.

Letzte Überprüfung

• Endgültige Durchsicht der Dokumentation: Führen Sie eine letzte Überprüfung aller relevanten Dokumente durch, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
• Vorbereitung der Auditräume: Stellen Sie sicher, dass die Räume für Besprechungen und Dokumentenprüfungen vorbereitet sind.
• Notfallpläne: Erstellen Sie Pläne für den Umgang mit unerwarteten Problemen oder Fragen, die während des Audits auftreten könnten.

Eine gründliche Vorbereitung auf GMP-Audits und Inspektionen ist entscheidend. So stellen Sie ganzjährig die GMP-Compliance sicher und gewährleisten die Qualität Ihrer Produkte und Prozesse. Vom Management der Dokumentation über die Schulung der Mitarbeiter bis hin zur Pflege der Produktionsumgebung – jeder Aspekt muss vor einem GMP-Audit sorgfältig geplant und überprüft werden. Die Nutzung moderner Tools und Technologien kann dabei helfen, diesen Prozess effizienter zu gestalten und häufige Mängel zu vermeiden. Mit der richtigen Vorbereitung steht einem Erfolg bei Ihrem nächsten GMP-Audit kaum was im Weg.